Jak splnit zadání zákazníka, který vlastně přesně neví, co potřebuje? Odpověď na tuto otázku hledají pracovní týmy dnes a denně, protože se stává pravidlem, že se podoba výsledného produktu během přípravy mění. V takto dynamickém prostředí se proto čím dál více prosazuje takzvaný agilní způsob řízení projektů, který se z oblasti IT rozšiřuje i do dalších oborů.
Jeho hlavní výhodou je vyšší efektivita, flexibilita a interaktivita. Namísto přesně definovaných postupných fází spoléhá agilita na průběžnou konzultaci dílčích výstupů se zákazníkem. Tím se výrazně zvyšuje pravděpodobnost, že výsledný produkt či služba naplní klientovy potřeby a očekávání. Členům týmu nabízí tento přístup výraznější autonomii, ale spolu s ní po nich vyžaduje i větší zodpovědnost.
S nástupem digitalizace se svět stal mnohem dynamičtějším, rychlejším a proměnlivějším. Konvenční metody řízení projektů tak mnohdy přestávají být v tomto prostředí účinné a týmy při plnění cílů selhávají. „Při aplikaci klasické metody waterfall tým potřebuje znát přesnou specifikaci produktu či služby, na níž bude pracovat. Slabinou tohoto postupu je skutečnost, že není nastaven na implementaci výraznějších změn a podléhá klasickému imperativu v podobě daného času, nákladů a rozsahu,“ popisuje Martin Fiala, lektor společnosti Laba a Senior Engineer PMG Manager ve společnosti Honeywell.
Častější konzultace se zákazníkem šetří náklady
Konvenční metody jsou tak v dnešní době stále častěji nahrazovány agilním přístupem, který disponuje tolik potřebnou flexibilitou a interaktivitou. „Při využití agilního způsobu řízení se produkt v podstatě mění v průběhu projektu. Má to mnoho výhod. Časté konzultace se zákazníkem zajistí, že klient dostane opravdu to, co potřebuje. Ušetří se tím zbytečné náklady na vývoj toho, co požadováno není. Výsledkem je spokojenější tým i zákazník,“ vysvětluje Sylva Žáková Talpová z Ekonomicko-správní fakulty Masarykovy Univerzity.
Agilní přístup zohledňuje, že striktně a přesně naplánovat průběh projektu je dnes vzhledem ke komplexnosti řešených problémů mnohdy nemožné, a hlavně neefektivní. Celý proces je tak obyčejně rozdělen do kratších, zpravidla dva až tři týdny trvajících úseků označovaných jako sprinty. Ty se následně za pomoci zpětné vazby od zákazníka vyhodnocují.
Efektivitu agilního přístupu dokazují i čísla. Podle dat společnosti Standish Group z roku 2020 dopadá neúspěšně pouze 11 procent agilně vedených projektů a 42 procent dosahuje celkového úspěchu. U konvenčního vodopádového postupu se naprosté splnění očekávání dostavuje jen ve 13 procentech případů, naopak neúspěšných jich je hned 28 procent. Zbylé projekty končí obyčejně v neutrální linii na pomezí úspěchu a nezdaru.
Z IT napříč všemi obory
Trend agility se na začátku 21. století šířil zejména v oboru IT. Zde se projektoví manažeři typicky musejí vyrovnat se situací, kdy klient zpočátku přesně neví, jak konkrétně má požadovaný software vypadat a fungovat. „Z mé zkušenosti je klíčová komunikace s klientem, a to v průběhu celého projektu. Průběžné úpravy a změny se snažíme minimalizovat důkladnou analýzou a přípravou prototypu, ale i tak se stane, že k nim během vývoje dochází,“ potvrzuje Tadeáš Matoušek, Sales a Project Manager ve společnosti Memos Software.
Agilní metody však již dávno nejsou pouze doménou světa IT, při správném přístupu mohou být aplikovány prakticky kdekoli. Řada velkých i menších firem začíná přecházet na „agil“ ve všech sférách svého řízení od managementu přes marketing až po provoz či nákup. Podle Františka Boudného kupříkladu moderní HR již z principu musí být agilní, neboť se trh za poslední roky výrazně proměnil. „Zaměstnanci si uvědomili, že si mohou vybírat, a zaměstnavatelé konečně chápou, že rigidní pravidla nikam nevedou. Obě strany trhu práce se teď víc snaží o opravdovou shodu a nalézání řešení, protože formální lpění na korporátních rituálech nepřináší efektivitu,“ uvádí ředitel personální agentury Předvýběr.CZ.
Jak být agilní?
Neustále doznívající pandemie a aktuální ekonomická situace v kombinaci s nestabilním geopolitickým vývojem jsou pro firmy velkou výzvou k zamyšlení se nad posunem k větší agilitě. Reorganizace tohoto typu však není rozhodně jednoduchá a nelze ji realizovat ze dne na den. „Pokud se principy agilního přístupu v rámci dané společnosti bude řídit pouze projektový tým, nemá tento proces naději na úspěch. Změna myšlení musí začít již u samotného vedení firmy. Agil je interaktivní přístup, a aby správně fungoval, musí na něj být nastavena celá struktura,“ upozorňuje Martin Fiala. Pokud se však přechod zdárně povede, může být tento faktor klíčový pro zajištění prosperity a správného chodu společnosti, navzdory turbulentním změnám posledních let.
Agilní metody představují jiný typ myšlení, filozofie i hodnot. Členům týmu nabízejí větší svobodu a prostor pro seberealizaci. Na stranu druhou vyžadují proaktivní samostatný přístup a spolu s tím na jednotlivce delegují i větší zodpovědnost. Agilita zároveň není synonymem pro chaos. Důraz je kladen na jasné rozdělení rolí. V případě nejrozšířenější agilní metody zvané SCRUM se tým skládá z Product Ownera, Scrum Mastera a samoorganizovaného týmu. Klíčové je rovněž plnění předdefinovaných cílů a dodržování pravidelných meetingů.
Manažeři týmů, kteří ovládají agilní řízení projektů, jsou v současnosti na pracovním trhu velmi žádaní. Firmám i jednotlivým pracovníkům se proto nabízí možnost kurzů, ve kterých tuto znalost mohou získat. Na českém trhu pořádá kurzy agilního řízení vzdělávací platforma Laba. Podle jednoho z jejích lektorů, Mariana Navrátila, který má dvacet let zkušeností na pozici projektového manažera, jsou online kurzy v dnešní době pro manažery a další businessové experty optimálním nástrojem získávání informací. „Online vzdělávání je naše budoucnost. Staré a zažité modely, kdy se lidé museli stahovat za vzděláváním do škol, kde doslova seděla vzdělanost v podobě učitelů je už pasé. Vzdělávací systém se v této oblasti musí totálně změnit,“ upozorňuje nynější generální ředitel společnosti Ideaware.
