Právě to si myslí Viktor Mečiar, ředitel cloudové společnosti TULIP Solutions, se kterým jsme se v rozhovoru bavili mimo jiné o docházce, legislativě, trendech i monitorovacích systémech.
Evidence docházky – téma, které řeší řada firem. Pryč jsou doby, kdy se vyplňovaly knihy příchodů a odchodů. Jaké jsou aktuální trendy v této oblasti?
V zásadě rozlišujeme dva. Jeden je zaměřený na zjednodušení celé agendy. Sem patří hlavně jednotlivé typy cloudových služeb, které se snaží evidenci docházky zaměstnancům maximálně zjednodušit. Druhý se týká firem, které potřebují spolu s docházkou monitorovat zaměstnance a tyto dvě oblasti často (logicky) spojují. I tyto systémy jdou výrazně dopředu. Například dnes není potřeba mít hardware na „pípání“ se v práci, protože existují alternativy, které to zvládnou sledovat na mobilu s GPS.
Jak rychle jde digitalizace této agendy dopředu? Jsou nějaká odvětví napřed a naopak někde digitalizace ještě vázne?
Legislativa obecně, a nejen v této oblasti, brzdí technologie. Ty jsou vždy napřed a konkrétně v docházce nebo zpracovávaní mezd je to dost výrazné, protože tyto oblasti jsou legislativou přísně svázané. Ale abych jen nekritizoval – například elektronické neschopenky – to byl legislativní zásah, který výrazně pomohl. Takže posouvá se to, jen násobně pomaleji než vývoj technologií.
Elektronická evidence docházky není jistě jen o příchodech a odchodech, s čím vším může HR oddělení pomoci?
Jednoznačně to není o příchodech a odchodech. Je třeba rozlišovat mezi monitoringem zaměstnanců a evidencí docházky. Většina firem monitoring vůbec nepotřebuje. Online evidence docházky může výrazně zefektivnit proces zpracování mezd a předejít chybám. Když máte dobrý výstup z docházkového systému, tak HR a mzdové oddělení výrazně šetří čas. Bez takového systému se úplně zbytečně tato oddělení zabývají komunikací se zaměstnanci ohledně upřesňování údajů z docházky kvůli výpočtu mezd a následné korekci. Toto úplně odpadá se spolehlivým docházkovým systémem, který kontroluje legislativu.
Dalším přínosem je zvýšení zaměstnaneckého komfortu v tom, že evidence docházky je jednoduchá a zaměstnanec na ní nepálí čas, který má věnovat práci.
Co dalšího se skrze docházkový systém může evidovat?
V TULIPu často řešíme, že klienti se v docházkovém systému snaží evidovat různé aktivity na projekty, požadují výpočet příplatků, které nesouvisí s legislativou (například obratové prémie), a jiná data, která s docházkou souvisí jen okrajově. Tudíž pole toho, o co lze docházkový systém doplnit, je strašně široké. Já si ale myslím, že v takovém případě je lepší mít více systémů, které se úzce profilují a jsou dobré v tom, na co se zaměřují. To znamená raději mít 3 systémy: jeden na docházku, druhý na evidenci pracovních pomůcek a třetí na nábor. Když požadujeme systém, kde budeme mít všechno, hrozí, že ani jedna z těchto položek nebude dostatečně pokrytá, a jako firma uděláte množství kompromisů ve všech oblastech. Technologie dnes umožňují pracovat tak, že pro zaměstnance se to je ví jako jeden homogenní systém, přestože na pozadí jsou 3 různé aplikace.
Neztrácí s rostoucím využíváním práce z domova evidence docházky smysl?
To ne. Smysl ztrácí monitoring, protože lidé už nechodí do kanceláří. Dnes nedává smysl spojovat evidenci docházky s monitorovacím systémem v budově. Pro samotnou docházku má evidence velký smysl, všechny legislativní požadavky stále platí, zaměstnanec potřebuje nějak evidovat dovolenou a ostatní absence, i když pracuje z domu.
Jaká řešení elektronického docházkového systému svým klientům nabízíte?
Naše řešení dělíme dle různých typů společností, protože každá firma potřebuje jinou docházku. Jinak ji eviduje firma, která má 15 lidí v kanceláři s úplně jednoduchou docházkou. Jiný typ evidence potřebují společnosti se směnným provozem a specifickou docházku máme připravenou pro retail.
Patříme k řešením, které se snaží docházku zjednodušit, a neděláme hardware. TULIPem chceme pokrýt co největší portfolio společností, od velmi malých s jednoduchou docházkou až po velké korporace s nepřetržitým provozem. Zároveň se zaměřujeme i na velmi specifický trh retailové docházky.
Na co by měly firmy při výběru elektronického docházkového systému myslet?
Myslím, že firmy by se měly oprostit od zažitého stereotypu, že potřebují znát přesný čas příchodu a odchodu člověka kvůli docházce. Tak to prostě není, ale většina firem takto stále přemýšlí. Když mám toto vyřešeno, pak zvažuji, zda mám nějaká specifika, jako je směnnost. Neboť jedna věc je komfort zaměstnanců, ale druhá potom následné zpracování výstupů. Čím kvalitnější je výstup z docházky, tím víc času a peněz firma ušetří při zpracování mezd. Může se tak vyhnout pokutám inspektorátu práce a zároveň výrazně zefektivnit práci.
Vědí, co chtějí, když za vámi přijdou, nebo je nezbytné jim pomoci svýběrem?
Většinou vědí, co chtějí, nebo mají představu. Ale někdy je třeba jim ukázat, že docházka se dá dělat i jinak. Měli by se na ni podívat z pohledu byznysu, který dělají, a ne z pohledu toho, na co jsou zvyklí, nebo si myslí, že vyžaduje legislativa. Protože někdy se mýlí a mohou si to zbytečně komplikovat. Naší úlohou je jim ukázat jednodušší možnosti.
Jak je to se zabezpečením dat v docházkovém systému? Na to je jistě potřeba dát pozor. Je bezpečné je mít v cloudu?
Samozřejmě, je zcela bezpečné mít data v cloudu. Ochrana dat je pro cloudové společnosti absolutním základem. My si nemůžeme dovolit, aby nám unikla data, protože jakmile se to stane, tak jsme skončili. Věřte, že dáváme do bezpečnosti výrazné finanční prostředky. Kdybyste nasadili jakýkoliv systém přímo na firemní server, nikdy nebudete investovat do jeho ochrany tolik, jako firma, která stejný systém poskytuje jako cloudovou službu. Z tohoto pohledu je cloudová služba prostě bezpečnější. V TULIPu podstupujeme pravidelné penetrační testy, ISO certifikace a podobně. Přirovnal bych to k šetření peněz: dáváme je do banky, protože věříme, že tam jsou v bezpečí, nenecháváme je doma pod matrací.
Kromě tradičních evropských trhů působí TULIP i v Indii nebo Malajsii. V čem jsou tyto trhy specifické?
Expanze byla našim cílem od začátku. TULIP vznikal jako interní projekt konzultantské společnosti Accace, která má pobočky v několika evropských zemích, věděli jsme proto, že budeme rychle rolovat systém na nové legislativy. Asie však byla výzva. Hlavně v Indii je to specifické. Má mnoho regionů a v každém jsou jiná pravidla. Úlohu sehrávají i časová pásma, často jde o kombinaci, kdy manažer sedí v Evropě a řídí lidi v Indii. Výzvou jsou také lokalizace a jazykové mutace.
Na trhu jste od roku 2016. Nyní vás čeká velký technologický skok v podobě nového produktu. Jak si to máme představit?
TULIP jsme postavili na technologii, která byla v té době moderní a dodnes dobře funguje. Systém pravidelně aktualizujeme o nové moduly a legislativní změny. Trendy a možnosti však pokročily a minulý rok jsme se rozhodli, že jestliže chceme náš systém prodávat další dekádu, nemůžeme zůstat u této technologie. Pracujeme proto na úplně nové platformě, stále však pod stabilní značkou TULIP.
Jak tato změna ovlivní stávající zákazníky?
Přechod klientů na novou platformu bude řízený a do značné míry závislý na složitosti docházky klienta. Několik let budou vedle sebe existovat oba systémy. Už v květnu začínáme s jednoduchými docházkami v Česku a na Slovensku a do konce příštího roku chceme pokrýt celý region.
