7 mýtů o digitálním HR: praktické tipy, jak je překonat

Víte, že dnes můžete digitalizovat 100 % HR dokumentů? Zrychlíte schvalovací procesy, ušetříte a podpoříte růst vaší firmy. Digitální HR se vyplatí každé firmě: výhodné je zejména, pokud máte více poboček v regionech, ve výrobě, maloobchodu, logistice nebo kurýrních firmách. Proč tedy společnosti s digitalizací váhají? Přečtěte si, jak překonat 7 mýtů digitálního HR.

Mýtus č. 1: Samozřejmě že digitalizujeme: všechny dokumenty scanujeme

Dokument digitálně rozešlete k připomínkování, pak ho vytisknete, podepíšete a naskenujete zpět do systému? Dobrý začátek. Vaším cílem by ale mělo být dokument netisknout: tedy dokument vytvoříte z připravených šablon, nejlépe s využitím DMS, nastavíte interní schvalovací kolečko, digitálně jej vy i zaměstnanec podepíšete a uložíte do elektronického archivu. Díky elektronickému oběhu dokumentů zkrátíte celý proces ze dnů na minuty.

Mýtus č. 2: Naši zaměstnanci to nezvládnou

Myslí si vaši zaměstnanci, že papír je papír? Stále mají zažité klasické kolečko s tužkou a papírem, a digitálních novot se bojí? Jejich obavy nejlépe překonáte školením a osvětou. Digitální podepisování je velmi intuitivní a jednoduché. Zvládli ho všichni, včetně pracovníků ve výrobě. Zvládnou jej i vaši zaměstnanci.

Mýtus č. 3: Naši zaměstnanci nemají e-mail

Největší výzvou je doručení dokumentu zaměstnanci k podpisu. Pro tento účel potřebujete nejlépe soukromou e-mailovou adresu zaměstnance. A to je často problém. Zaměstnanci buď e-mail nemají, nebo se obávají, že bude zneužitý. Vzdělávejte zaměstnance o bezpečném využívání e-mailu a vysvětlete, k jakým účelům jej budete využívat.

Mýtus č. 4: Digitalizace není bezpečná, chci to černé na bílém

Obáváte se, že vaše data zmizí v nenávratnu kyberprostoru? Papírové dokumenty podléhají podobné zkáze. Stačí špatná archivace, nezvaný host v kanceláři nebo vylitá káva, a papírový dokument je nenávratně poškozen. Dobře zabezpečený digitální dokument uložený v důvěryhodném digitálním archivu má navíc jednu výhodu. Nedá se smazat ani ztratit.

Mýtus č. 5: Na úřadech po nás pořád chtějí papír

Žádný úřad už nemůže trvat na papírových dokumentech v oblasti HR. Platí to i pro Úřad práce, Inspektorát práce, cizineckou policii nebo Ministerstvo vnitra. Novela zákoníku práce umožnila digitalizaci všech pracovněprávních dokumentů. Úředníky přesvědčíte také citací čl. 46 nařízení eIDAS, podle kterého elektronický dokument nesmí být odmítán jako důkaz ve správním řízení.

Mýtus č. 6: Všechno zvládneme najednou

Některé firmy se naopak do digitalizace HR vrhají téměř bez rozmyslu. Chtějí digitalizovat najednou celou HR agendu, mnohdy celou firmu. Přestože je nadšení chvályhodné, příliš optimistický přístup často vede k neúspěchu. Začínejte postupně, pilotním projektem na omezeném počtu dokumentů a pravidelně vyhodnocujte.

Mýtus č. 7: Naše firma je specifická

Vaše firma je unikátní. Přesto základní procesy fungují v každé firmě velmi podobně. Bez ohledu na to, z jakého jste odvětví, kolik máte poboček nebo kde pracují vaši zaměstnanci. Domluvte si schůzku. Třeba se Signi. Navrhneme řešení právě pro vás.

Signi Aplikace 4 666ad63f46500

Digitální podpis od Signi využívá přes 1 200 inovativních firem

Chcete přejít na bezpapírové HR? Rádi vám poradíme. Digitální HR s podpisem od Signi využívá už přes 1 200 firem, mezi nimi Air Bank, TV Nova, Tipsport nebo Alza. Podepisování snadno integrujete do stávajícího HR systému.

A nakonec malý dárek: připravili jsme pro vás seznam 40 HR dokumentů, které můžete digitalizovat už dnes. Stáhnout si jej můžete zde: https://signi.com/stahnete-si-40-dokumentu-v-hr/

Chcete začít digitalizovat vaše HR dokumenty? Rádi vám poradíme. Kontaktujte nás nebo napište rovnou na [email protected]


https://signi.com/kontakt