Manažeři a HR specialisté by měli zaměstnancům naslouchat a porozumět jim

Lidé jsou motivováni různými faktory a to, co jednoho zaměstnance motivuje, nemusí nutně platit pro jiného. Personalizace motivace zvyšuje její efektivitu tím, že zohledňuje individuální potřeby, preference, hodnoty a motivy jednotlivých zaměstnanců, shodují se Barbora Šafaříková a Ondřej Šudoma, advokáti kanceláře Evershed Sutherland.

Proč je motivace zaměstnanců důležitá?

Barbora Šafaříková: Motivace zaměstnanců je klíčová pro úspěch jakékoli společnosti, protože má přímý vliv na produktivitu, zapojení a celkovou spokojenost na pracovišti. Motivovaní zaměstnanci se s větší pravděpodobností aktivněji zapojí do své práce a budou loajálnější ke svému zaměstnavateli, což vede k vyšší úrovni produktivity a přispívá také k růstu společnosti. Zároveň jsou zaměstnanci spokojenější, což přispívá k pozitivnějšímu pracovnímu prostředí a snižuje fluktuaci zaměstnanců. Zaměstnavatelé motivují své zaměstnance k lepšímu pracovnímu výkonu a celkové spokojenosti v zaměstnání, aby si je udrželi a ti tak nepřešli ke konkurenci, což je obvykle spojeno s nepřímými ztrátami a náklady nejen na nábor a zaškolení nových zaměstnanců. Pro zaměstnance pak může být motivace jedním z hlavních kritérií, podle kterých si vybírají své zaměstnavatele. Motivace je tak výhodná pro obě strany.

Co vše motivace zahrnuje?

Ondřej Šudoma: Motivace se často dělí na vnitřní a vnější. Vnitřní motivace pramení z osobních hodnot a přesvědčení jedince, například z touhy po úspěchu a ta může být podpořena pochvalou a oceněním ze strany zaměstnavatele. V praxi se setkáváme spíše s tím, jak správně nastavit motivaci vnější. Vnější motivace se projevuje odměnami a uznáním, které mají formu hmotných odměn nebo bonusů v peněžní nebo i nepeněžní formě, povýšení nebo třeba perspektivy zvýšení odměny.

Můžete dát příklad konkrétních nástrojů motivace?

BŠ: Je mnoho způsobů, jak motivovat zaměstnance, v praxi se často kombinují vnitřní i vnější faktory motivace. Mezi typy motivace, které jako právníci v praxi nejčastěji řešíme, patří následující:

  • Ocenění a odměny

Finanční bonusy, povýšení nebo jiné formy uznání mohou sloužit jako silná vnější motivace. Je důležité, aby odměny byly spravedlivé a odrážely individuální výkon zaměstnance, což podporuje zdravou konkurenci a uznání vynaloženého úsilí a přínosu pro zaměstnavatele. Z právního hlediska je důležité rozlišovat nárokové a nenárokové odměny (typicky finanční bonusy). Nároková odměna náleží automaticky po splnění stanovených kritérií jako např. obrat nebo uskutečněné prodeje. Nenárokové odměny závisí na konečném rozhodnutí zaměstnavatele o jejich přiznání a výši a většinou nejsou založeny na měřitelných parametrech. Často se ale v praxi stává, že zaměstnavatel přizná nenárokovou odměnu jen několika vybraným zaměstnancům, čímž se může dopustit nerovného zacházení vůči ostatním zaměstnancům.

  • Zaměstnanecké benefity

Motivace zaměstnanců zaměstnaneckými benefity, jako jsou multisport karty, poukázky, příspěvky na životní pojištění nebo penzijní spoření, představují účinný způsob, jak podpořit „work-life balance“. Tento druh motivace většinou nesouvisí s kvalitou a množstvím odvedené práce, může přesto mít pozitivní dopad na pracovní výkon a konkurenceschopnost zaměstnavatele na trhu práce.

  • Flexibilní pracovní podmínky

Možnost práce z domova, pružná pracovní doba nebo jiné formy pracovní flexibility (např. sdílené pracovní místo) mohou zlepšit pracovní spokojenost a vyváženost mezi pracovním a soukromým životem. Tato strategie ukazuje důvěru v zaměstnance a podporuje jejich motivaci tím, že jim umožňuje pracovat v prostředí nebo způsobem, který nejlépe vyhovuje jejich potřebám a umožňuje jim sladit pracovní výkon s osobním životem. Konkrétní podmínky je potřeba dobře nastavit, aby nevznikaly nejasnosti ohledně očekávání stran.

  • Investice do rozvoje zaměstnanců

Školení, workshopy a další vzdělávací příležitosti ukazují zaměstnancům, že firma oceňuje jejich růst a rozvoj. Tato strategie nejenže zlepšuje dovednosti a kvalifikaci zaměstnanců, ale také zvyšuje jejich loajalitu vůči společnosti. Může se jednat o prohlubování již získané kvalifikace nebo její zvyšování, tj. získání zcela nových znalostí a posun na vyšší pozici v rámci firemní struktury. V rámci zvyšování kvalifikace zaměstnavatelé často uhradí zaměstnanci drahý kurz nebo školení výměnou za závazek zaměstnance zůstat v zaměstnání po sjednanou dobu. Zde je potřeba myslet na správné nastavení a případně také na uzavření kvalifikační dohody, aby se zaměstnavatel ochránil také pro případ předčasného odchodu zaměstnance.

Může personalizace motivace zlepšit její efektivitu? A jak?

OŠ: Lidé jsou motivováni různými faktory a to, co jednoho zaměstnance motivuje, nemusí nutně platit pro jiného. Personalizace motivace zvyšuje její efektivitu tím, že zohledňuje individuální potřeby, preference, hodnoty a motivy jednotlivých zaměstnanců. Je třeba, aby manažeři a HR specialisté pečlivě naslouchali a rozuměli jednotlivým zaměstnancům, včetně jejich cílů, preferencí a očekávání. To vyžaduje pravidelné individuální pohovory, ankety mezi zaměstnanci, hodnocení výkonu a další nástroje pro sběr zpětné vazby a informací, které mohou pomoci lépe porozumět tomu, co jednotlivé zaměstnance motivuje. Na druhou stranu je vždy potřeba dbát na povinnost rovného zacházení a zákazu diskriminace, což může možnosti personalizace motivace limitovat.

Jaké problémy nejčastěji řešíte ve své praxi v souvislosti se správným nastavením motivace?

OŠ: Velmi často se setkáváme s neexistujícími nebo nejasnými pravidly pro vznik nároku na různé benefity, nejčastěji pak na různé finanční bonusy. To přináší řadu problémů, zejména v situacích, kdy dojde ke zhoršení výsledků zaměstnance nebo dokonce k jeho neplánovanému odchodu. Z hlediska zaměstnavatele je stěžejní mít dopředu nastavena jasná a srozumitelná pravidla, například vnitřním předpisem, podle kterých se následně postupuje. Často se také setkáváme s tím, že podmínky pro poskytnutí finančního bonusu jsou nastaveny tak, že nezohledňují spoustu důležitých, ale v praxi těžko měřitelných, faktorů, jako je vystupování vůči kolegům/zákazníkům, proaktivita, flexibilita, týmovost nebo jiné plnění pracovních povinností, vč. docházky. Výjimkou není ani situace, kdy je zaměstnavatel přesvědčen, že bonus je nárokový, ale ve skutečnosti to tak není.

Barbora Šafaříková je senior advokátka Eversheds Sutherland, která se ve své praxi zaměřuje na poradenství ve všech pracovněprávních otázkách, přičemž se specializuje na pracovní smlouvy s vedoucími zaměstnanci, úpravu benefitů, vnitřní předpisy, ukončování pracovního poměru, kolektivní vyjednávání a převody zaměstnanců. Barbora má rovněž zkušenosti v oblasti korporátního práva a M&A, smluvního práva a hospodářské soutěže.

Ondřej Šudoma je advokát Eversheds Sutherland, který se ve své praxi zaměřuje především na pracovní právo. Vedle běžné pracovněprávní agendy se zabývá problematikou pracovních úrazů, ukončováním pracovních poměrů včetně hromadného propouštění a rozvazování pracovních poměrů s top managementem. Dále se zabývá všeobecným obchodním právem a také právem obchodních společností.