Účel kanceláří a způsob naší práce se mění. Dochází proto k transformaci pracovního prostředí, která ale není pouze o tom přidat do prostoru například větší kuchyň, telefonní budky nebo více přírodních prvků. Je to především o změně mindsetu a kultury ve firmě – lidé se musejí naučit v kanceláři pracovat jinak.
Přesun do nových prostor tak mnohdy u zaměstnanců vyvolává obavy. Firmy ale tuto lidskou složku celého ekosystému pracovního prostředí někdy podceňují a zaměřují se hlavně na fyzický prostor. V rámci JLL workplace poradenství jim proto s celým procesem pomáháme.
Workplace poradenství přišlo do realitního světa jako kombinace společenské vědy a technické disciplíny. Při vytváření nového pracovního prostředí totiž musí jít ruku v ruce prostor, technologie i chování zaměstnanců. Je to propojení mezi klientem a architektem, které má za úkol dát jasné a konkrétní zadání na budoucí prostor, vytvořený na míru firemním potřebám. Zásadní je analýza společnosti, ve které je důležité pochopit styl práce, ale zároveň chápat, jak fungují prostory i jaké jsou trendy. V JLL týmu je proto architekt i sociolog.
Podle výzkumu mezi zaměstnanci v ČR JLL Workplace Experience Survey 2022 si 80 % českých zaměstnanců přeje pracovat hybridně, tedy pravidelně kombinovat kancelář s prací z domova. Většina firem v současnosti lidem tuto flexibilitu umožňuje, čímž se pracovní prostředí v podstatě rozšiřuje do virtuálního světa – individuální práci nebo online schůzky mohou zaměstnanci dělat vzdáleně, ale pro posouvání businessu kupředu a vytváření synergií v rámci firmy bude vždy nezastupitelná kancelář. Sídla společností se tedy optimalizují a více pozornosti je věnováno reprezentaci firmy, osobní i hybridní spolupráci a budování komunity. Proces transformace ale není pouze období, ve kterém se udělají výkresy, design a stavba. V době výstavby či přestavby kanceláří je ideální čas na práci se zaměstnanci, kdy se připraví na to, co se bude dít. Je důležité, aby lidé pochopili, že kancelář už má jiný význam, než před pěti či deseti lety.Kancelář je srdce společnosti, společný prostor, ve kterém se schází všichni zaměstnanci.
Od úvodního plánu k transformaci
Experti na pracovní prostředí v JLL nekončí svou práci ve chvíli, kdy je budoucí prostor naplánovaný, ale doprovází klienta po celou dobu transformace. Zmapují připravenost ke změně, vytvoří komunikační plán a pomáhají s jeho plněním. Provedou školení manažerů, jak své týmy změnou provést, či pracují se skupinou ambasadorů, kteří jako zástupci z řad zaměstnanců pomáhají se změnou zevnitř. Někdy dostanou možnost zapojit se i další zaměstnanci prostřednictvím dotazníků, hlasování, prohlídky na stavbě nebo třeba zkušebním dnem v podobném typu prostoru.
„Zjišťujeme, jak konkrétní týmy ve společnosti pracují, jakou mají zkušenost a objektivní nároky, abychom dokázali vytvořit funkční prostředí, které bude mít vše, co lidé potřebují. Jakmile je tento plán hotový, začneme s implementací změny uvnitř ve firmě. Pomáháme zaměstnancům s adaptací na budoucí realitu a klademe na ni stejný důraz jako na samotný budoucí plán fyzického pracovního prostředí. Řekla bych, že tímto přístupem se v realitním prostředí odlišujeme,“ vysvětluje Vendula Bláhová, Head of Workplace Consultancy.
Změna vzbuzuje obavy
Příkladem může být přesun firmy z tradičních uzavřených kanceláří do moderního polootevřeného prostředí. V rámci úvodní strategie je naplánováno kolik metrů čtverečních a pracovních míst bude firma potřebovat a jak budoucí prostor rozčlenit a uspořádat. Tento krok může vést i k optimalizaci velikosti kanceláře, protože při hybridním způsobu práce lze sdílet pracovní místa a otevřené týmové zóny mají menší prostorové nároky než individuální či týmové kanceláře.
Jakmile jsou s tímto plánem seznámeni zaměstnanci, mají obvykle řadu otázek a obav. Někteří si třeba po 20 letech ve své kanceláři nedovedou jiný způsob práce představit a tvrdí, že z různých důvodů není možný. Mají strach z hluku, ztráty soukromí a musí si navyknout na to, že ne všechny aktivity se dají dělat ze stejného místa, ale v rámci dne musí přecházet od pracovního stolu do telefonní budky, zóny pro spolupráci a zpět. Sdílení pracovních míst sice nyní zavádí řada firem, ale v našem českém prostředí nebylo ještě před pandemií zcela běžné.
Vyměnit své pevné místo za větší flexibilitu práce z domova a bohaté pracovní prostředí je dle výzkumu JLL ochotno jen 51 % českých zaměstnanců. „V případě těchto velkých změn bývají první reakce zaměstnanců poměrně emocionální a je potřeba s nimi pracovat. Potřebují změně porozumět a krok po kroku se na ni připravit. A to pár měsíců trvá. Z počátečního zmatku díky správné komunikaci, řadě interakcí a plánování přecházíme ke konstruktivním připomínkám a přijetí nových skutečností. Je ale potřeba to odpracovat, lidé nebudou v nových kancelářích automaticky šťastní, protože jsou nové a designově atraktivní,“ uvádí Vendula Bláhová.
Vize a praktické informace
V rámci projektu se tak kromě plánu fyzického pracovního prostředí řeší i témata jako je etiketa v nových kancelářích, využívání všech typů místností a zón, opatření umožňující týmové dny v kanceláři, i když každý nemá své místo, rezervační systémy nebo třeba příprava na menší množství úložných prostor a tiskáren. Zaměstnanci musí porozumět tomu, co za změnou stojí, jaké benefity přináší firmě i jim samotným a co přesně se pro ně v denním rytmu změní. Důležité je také formulovat to, co se od nich očekává před stěhováním i dlouhodobě. Se změnou lidé o něco přichází a něco jiného získávají. Vendula Bláhová dodává: „Otevřená, včasná komunikace a naslouchání zaměstnancům je pro úspěšné zvládnutí změny zásadní. Díky ní není první týden v nové kanceláři zmatek, ale skutečně nový začátek a oslava. Byla by škoda investice do nových prostor patřičně nevyužít nebo dokonce demotivovat zaměstnance. O krok kupředu musí jít nejen na papíře, ale i v myslích leaderů a zaměstnanců.“
