Pracovní cesty se sice po pandemii nevrátily do našich zaměstnání v plné síle, ale cestujeme opět mnohem více. „Služebky“ podléhají mnoha legislativním a firemním pravidlům, která musí každý zaměstnanec dodržovat. Pojí se s množstvím byrokracie, kterou musí zvládnout navíc ke své obvyklé pracovní náplni. Vedení ani personální oddělení nemohou zaměstnance této povinnosti zcela zbavit, ale existuje cesta, jak jim to výrazně ulehčit. Klíčem k úspěchu je digitalizace.
Pracovní cesty digitálně v cloudu
Cestovat zatím musíme stále fyzicky, ale faktury, účtenky a cestovní příkazy už nemusíme nosit do práce v papírové formě. Máme samozřejmě e-maily, ale ani ty nejsou ideálním řešením. Spamovat množstvím zpráv je zcela zbytečné. Na trhu jsou dostupné sofistikované online nástroje, které vám pomohou zjednodušit celý proces. V cloudové platformě můžete zadat požadavek na pracovní cestu, hotelovou rezervaci, jízdní doklady i žádost o zálohu. Po schválení nadřízeným a absolvování cesty se vygeneruje formulář na vyúčtování služební cesty. Systém automaticky vypočítá nárok na stravné a všechny cestovní náhrady, včetně náhrady za použití automobilu. Formulář obsahuje několik sekcí dle reálného průběhu cesty a skutečných výdajů. To vše putuje jedním kliknutím ke zpracování příslušnému oddělení a všichni dotčení zaměstnanci mají k dispozici reporty. Soulad s legislativou zabezpečuje eliminaci chyb způsobených lidským faktorem, protože systém zaměstnanci nedovolí zadat očividné porušení pravidel. Pokrýváme zákonné rámce Česka, Slovenska, Polska, Maďarska a Rumunska a připravujeme legislativy dalších sousedních států.
Proč se tím zaobírat?
Protože potřebujete loajální zaměstnance, kteří jsou spokojení a nerozptylovaní zbytečnostmi. Poskytnete-li jim moderní nástroje a odbouráte zbytečnou administrativu, poznají rozdíl. Od takového zaměstnavatele se těžko odchází a udržet si zaměstnance by dnes mělo být absolutní prioritou HR oddělení a manažerů. Digitalizace a intuitivní pracovní nástroje jsou základem úspěšného podnikání.
Pracovní cesty jsou pouze jednou z mnoha HR oblastí, které můžete digitalizovat. TULIP za vás řeší například také evidenci docházky, benefity, roční zúčtování daní nebo zpracování přijatých faktur. Stačí se jen zeptat a nechat si předvést, jak vše funguje.
Více informací na www.tulipize.cz
Autorem textu je Viktor Mečiar, který je odborník na cloudové a ERP služby. V současnosti je generálním ředitelem společnosti TULIP Solutions s.r.o. a jedním z partnerů společnosti Accace.
