Propouštění, ať už plánované nebo neplánované, je zpravidla vždy nepříjemná záležitost, která s sebou nese celou řadu emocí a někdy i vyhrocených situací. Dá se na něj připravit? A existuje vůbec něco takového jako „správný rozchod se zaměstnancem“, ve kterém nezůstává žádný poražený? Jak to dnes a denně vypadá v praxi jsem se zeptala odborníků vybraných firem. A jejich zajímavé odpovědi si můžete přečíst níže.
O své KNOW HOW se podělili:
Jak snížit frustraci zaměstnanci u něčeho tak negativního jako rozloučení ze strany zaměstnavatele?
Renáta Balíková, IRESOFT: U nás v IRESOFTu fungují ve všech týmech pravidelné 1:1 schůzky lidí se svými týmovými vedoucími, takže každý člověk přesně ví, jak si ve své roli stojí a jak jeho výkon vedoucí i kolegové v týmu hodnotí. Každý zaměstnanec tak dostává pravidelnou zpětnou vazbu na svoji práci, a proto pokud by se objevila situace směřující k ukončení spolupráce, nemělo by to být pro zaměstnance žádné velké překvapení.
Pokud jsou odchody zaměstnanců vynucené, je nutné důvody transparentně vysvětlit nejen konkrétnímu zaměstnanci, ale také ostatním kolegům do firmy, a rozloučit se korektně, tj. splnit všechny zákonné povinnosti. Pokud je dobře nastavená firemní kultura, je namístě například i podpora odcházejícího kolegy při hledání nové práce. Ta může mít podobu poskytnutí dobré reference, pomoci se zpracováním životopisu, přípravy na pohovor nebo doporučení platformy, kde se může podívat po nových pracovních příležitostech.
Irena Votavová, Foxconn Group: Ukončení pracovního poměru ze strany zaměstnavatele je téměř vždy nečekaná zpráva, která zaměstnance zaskočí a zasáhne jeho budoucí plány i osobní život. Před komunikací se proto snažíme spolu s vedoucím připravit na různé scénáře a zohlednit především osobní situaci dotčeného zaměstnance. Důležité je vyjádřit pochopení v nastalé situaci a úctu k tomu, co zaměstnanec společnosti doposavad přinášel a čeho dosáhl. Zároveň se snažíme podpořit zaměstnance v hledání dalšího pracovního uplatnění. Ve spolupráci s kolegy z náboru poskytujeme poradenství jak vytvářet životopis, psát motivační dopis či jak se propagovat na sociálních sítích. Vytvořili jsme materiály (Příručka pro úspěšný start do další pracovní etapy), které máme přeložené do několika jazyků a vytištěné předáváme zaměstnancům během výstupního rozhovoru. Obsahují nejen základní tipy, co všechno je třeba zařídit před a po ukončení pracovního poměru, ale také kontakty na personální agentury či odkazy na pracovní servery. Kolegové z náboru nám pomáhají mapovat pracovní trh v regionu, takže většinou dokážeme zaměstnance rovnou nasměrovat i na vhodné pozice mimo naši společnost. Na vyžádání zaměstnancům poskytujeme také referenční dopis, který mohou využít ve výběrových řízeních.
Eva Rakárová, ACE Consulting: Zaměstnavatel má celou škálu možností, jak podpořit odcházející zaměstnance. Existuje ucelený program, který známe jako outplacement. V zásadě jde o poradenství organizacím, které v důsledku jakýchkoli změn chystají snížit či snižovat stav svých zaměstnanců; komplexní pomoc těm, kteří odcházejí; a do třetice i těm, kteří zůstali v organizaci, protože i ti se lépe se situací vyrovnají, pokud vědí, že odcházejícím je poskytnuta náležitá podpora. Taková podpora například zahrnuje poradenství v oblasti pracovního práva, zdravotního a sociálního zabezpečení v době výpovědi a hledání nového místa; psychickou pomoc; školení zaměstnanců v otázkách hledání nového místa, psaní životopisu, cvičná interview, případně nabídky rekvalifikace apod.
A pokud je to alespoň trochu možné, neměli bychom zapomínat na tzv. rozlučku – může mít formu společného obědu, skleničky po práci nebo jen pár společných chvil u kávy v kuchyňce – je to nenápadný, leč podstatný společenský rituál, který vám dá možnost odcházejícího zaměstnance ocenit, a také díky němu dáváte důležitou informací svým stávajícím zaměstnancům, že vám na nich záleží.
Jak to udělat, aby zaměstnanec odešel s pozitivním pocitem i po tom, co bylo ukončení ze strany zaměstnavatele?
Milan Fridrich, Seznam.cz: Nejsem si jistý, že je vždy možné docílit zcela pozitivního naladění zaměstnance, který z rozhodnutí zaměstnavatele odchází. Nicméně se mi osvědčily dva postupy, které mohou zamezit zvyšování negativních pocitů:
- Nechodit kolem horké kaše a tu nepříjemnou skutečnost jasně a co nejdříve sdělit, a neprodlužovat tak napětí hovoru.
- Dobře a konkrétně popsat hlavní důvody nepokračující spolupráce. Ideální je navázat na hlavní smysl a vizi zaměstnance a ukázat, proč by pro daného člověka tato pozice z celkového pohledu nebyla šťastná. Případně ukázat i jiné možnosti, které se s jeho vizí potkávají lépe, a bude pro něj tedy výhodnější vydat se tímto směrem. Zároveň by díky průběžné zpětné vazbě neměla být tato skutečnost pro daného zaměstnance úplným překvapením.
Lucie Přibylová, IRESOFT: Odchod zaměstnance je nejdříve komunikován manažerem ostatním vedoucím, následně do týmu, a nakonec do celé firmy prostřednictvím kanálu v Teams. Kdokoli má možnost se tak ke zprávě bez cenzury vyjádřit, okomentovat či danému člověku poděkovat za spolupráci.
Odcházející zaměstnanec má vždy plnou podporu ze strany HR i svého vedoucího. K procesu loučení patří i drobný dárek (u nás je to většinou květina nebo víno), výstupní setkání samostatně s HR a s vedoucím. Zaměstnanci můžeme také nabídnout možnost sdílet jeho profil na sociálních sítích jako je LinkedIn, čímž se mu výrazně rozšíří možnosti získat brzy nové pracovní uplatnění. Také mu můžeme nabídnout konzultaci životopisu či nějakou formu kariérního poradenství.
Jak nabriefovat manažera?
Lucie Přibylová, IRESOFT: Snažíme se naše manažery edukovat, jakým způsobem se se zaměstnanci rozloučit a jaké kroky by měly v této situaci následovat. K tomu nám pomáhá offboardingové worklow, které máme velmi detailně zpracované. Jako offboardingový nástroj (ale i onboardingový) využíváme Teams, kde manažer vidí, co a kdy bude vždy následovat a jednotlivé kroky si postupně odškrtává.
Je nesmírně důležité manažerům vysvětlit, co takové korektní a férové rozloučení se zaměstnancem firmě do budoucna přinese (např. pozdější návrat zpět, doporučování známých, šíření dobrého jména zaměstnavatele). Je také důležité s manažery mluvit i situacích, které mohou během rozloučení se zaměstnancem nastat. Emoce mohou být rozbouřené na obou stranách a to, jak se v dané situace vedoucí zachová zanechá finální otisk v odcházejícím zaměstnanci. Přátelské a férové jednání je tedy to, k čemu by měl manažer za všech okolností přistupovat a nenechat se vyvést z míry. To samozřejmě o vyžaduje opravdu velkou vyzrálost a nadhled, proto si myslíme, že edukace vedoucích zaměstnanců v tomto směru by mělo být součástí vzdělávací strategie společnosti.
Eva Rakárová, ACE Consulting: V ideálním případě, pakliže se nejedná o nějakou náhlou strukturální změnu, by propuštění nemělo být pro zaměstnance až takovým překvapením. Zpravidla se nastavuje nějaký systém hodnocení a pravidelnějších zpětných vazeb zaměstnanci, se kterým není spokojenost. Pro nadřízeného manažera to znamená být na propouštěcí rozhovor dobře připraven – mít poklady a konkrétní data ohledně neuspokojivého výkonu zaměstnance. Dále je třeba si připravit všechny formální náležitosti z hlediska Zákoníku práce, se kterým může poradit personalista.
Od těchto tvrdých obsahových záležitostí pojďme k těm „softovějším“ – tedy týkajících se formy. Rozhovor vedeme osobně, dáme si na něj dostatek času a zajistíme vhodnou místnost, kde nebudeme rušeni. Zdá se to jako samozřejmost, ale praxe někdy ukazuje opak. Doporučujeme při rozhovoru jít rovnou k věci – líbí se mi trefné spojení eat the frog – tedy udělat hned to nejvíce nepříjemné. Poté nechat druhé straně prostor a dostatek času na vstřebání nepříjemné informace. Nesmírně důležité je věnovat plnou pozornost a empaticky naslouchat a také často vydržet empaticky mlčet. Toto je často pro manažery poměrně složité v návalu vlastních negativních emocí. Nemělo by chybět ani poděkování a ocenění odvedené dobré práce odcházejícího kolegy.
Na závěr se hodí jasně shrnout či zopakovat, jaké kroky budou následovat, což se může týkat předání kompetencí, jak se bude věc komunikovat do týmu či co s nevyčerpanou dovolenou apod.
Jak rozvíjet manažery pro podobné typy událostí?
Irena Votavová, Foxconn Group: Komunikace ukončení pracovního poměru není událost, na kterou se dá obecně připravit. Je to vždy jedinečná situace s ohledem na kontext a konkrétní osoby, kterých se týká. Emociálně náročná je nejenom pro zaměstnance, ale také pro vedoucího. Ulehčit mu ji můžeme jen tak, že se na ni společně dobře připravíme a budeme o emocích hovořit. Administrativní procesy má většina firem dokonale propracované, ale mnohdy zapomínají na lidskou stránku věci. Z pozice HR Business Partnera se s vedoucími snažíme vždy hovořit nejenom o konkrétních procesních krocích, ale také o jejich pocitech a dopadu tohoto prožitku na zbytek týmu.
Milan Fridrich, Seznam.cz: Jsou to všechno dovednosti, které potřebují manažeři pro dlouhodobé úspěšné působení v roli lídra – umění jasně popsat a nastavit pravidla v týmu a také pracovat s týmovou vizí. Doporučuji tedy zaměření na vše, co povede k dobrému nastavení týmové kultury a otevřenému sdílení.
Eva Rakárová, ACE Consulting: S tímto máme celkem bohaté zkušenosti v rámci vedení Manažerských akademií pro různorodé organizace, kde se téměř vždy dostaneme s účastníky na téma propouštění zaměstnanců. Hodně mluvíme o asertivitě, trénujeme náročné rozhovory, jak říkat ne jasně, věcně, a hlavně s respektem k sobě i druhým. Věty typu: „Strašně se mi to příčí, ale zbylo na mě to udělat…“ nebo „Je to pro mě strašně těžké, ale bylo rozhodnuto…“ – jsou odstrašujícími příklady.
Dále doporučujeme nacvičovat skutečné empatické naslouchání, vedení rozhovoru prostřednictvím kladení otevřených otázek, práci s tichem a zároveň držení struktury.
Jako poslední bod bych ještě ráda zmínila tzv. exit interview. Jedná se vlastně o takový malý průzkum, kdy přímý nadřízený či personalista zjišťuje zpětnou vazbu od odcházejícího zaměstnance na to, co fungovalo dobře, s čím byl spokojen a co naopak by bylo potřeba zlepšit a co ho třeba štvalo. Je to zásadní součást celého procesu, a to díky dvěma věcem – dovnitř firmy při citlivém vedení získáme otevřené a upřímné názory na chod společnosti, ze kterých se dá poučit do budoucna; ale také to funguje pro snížení frustrace zaměstnance, protože dostává svobodný prostor pro vyjádření a může povykládat o všem, co ho třeba dlouhé roky tížilo a umožní se odpoutat s čistým štítem.
Jak tuto skutečnost komunikovat do týmu?
Irena Votavová, Foxconn Group: Psychologické bezpečí v týmu může být situací spojenou s ukončením pracovního poměru některého člena velmi silně ovlivněno. Správná a především včasná komunikace je tedy nezbytná. Obecně vedoucím doporučujeme komunikovat do týmu ihned, jakmile se informaci dozví dotčený zaměstnanec. Vyhnete se tak zkresleným informacím a domněnkám. Obsahem komunikace by mělo být kromě základních faktů i odůvodnění. Právě důvody ukončení mohou být někdy velmi nápomocné pro návrat jistoty a stability týmu. Je to signál transparentnosti, který dokáže podpořit angažovanost stávajících zaměstnanců. Nezapomeňte také zmínit společnou budoucnost, jen pozor na přísliby, které nedokážete ovlivnit.
Milan Fridrich, Seznam.cz: Pokud je dobře nastavena otevřená komunikace v týmu, tak to nebude příliš náročné a prostě se popíše domluva a hlavní důvody rozvázání vzájemné spolupráce. Je dobré si tento postup předem domluvit s odchozím zaměstnancem a zapojit jej do oznámení této skutečnosti kolegům. Zapojení do řešení může opět pomoci s pozitivnější přijetím výpovědi.
