Vedení týmu je složitý úkol, který vyžaduje spoustu specifických schopností – od organizačních dovedností přes vysokou míru zodpovědnosti až po vytvoření inspirativního a motivujícího prostředí. Současná vysoká míra fluktuace zaměstnanců (data z loňského roku uvádějí až 16%, zejména mezi mladšími zaměstnanci je však číslo ještě vyšší) ale klade na manažery a manažerky také požadavek vypořádat se s turbulentním pracovním prostředím.
Proč si personální změny zaslouží naši pozornost?
Obměna zaměstnanců nemusí být nutně negativní faktor. Zdravá fluktuace, většinou se uvádí míra mezi 5-7%, může mít svá pozitiva například v podobě nových nápadů a neotřelého pohledu na věc. Nicméně struktura týmu je, stejně jako u ostatních skupin, tvořena kromě formálních rolí také rolemi neformálními. Firma neztrácí jen určité množství pracovní síly, ale může dojít k narušení pracovních vztahů či změnám komunikačních kanálů. Tyto změny potom mohou ovlivnit celkovou atmosféru skupiny a nepřímo také výkonnost týmu. Kromě toho personální změny přináší řadu dalších rizik. Mezi ty nejčastější patří například ztráta firemního know-how a za zmínku určitě stojí také náklady spojené s náborem a zapracováním nových kolegů, popřípadě s odchodem těch starých. Jak z pozice manažera či manažerky mohu zmíněná rizika redukovat?
Tipy jak na vedení týmu
Prvním důležitým krokem k úspěšnému vedení týmu, obzvláště toho nestabilního, jsou jasně definované cíle a zodpovědnosti. Ty musí být pro všechny členy týmu srozumitelné a přijatelné a to po celou dobu jejich plnění. Vymezení cílů je důležité také proto, že noví členové mohou mít jiné představy, nežli původní zaměstnanci. Cíle by měly být realistické a v ideálním případě i “měřitelné”. Mělo by být tudíž možné zhodnotit, jak dobře se vytyčený cíl za určitou dobu naplnil. Zaměření pouze na finální cíl ale může vyústit v nedostatek záchytných bodů, které jsou nezbytné pro průběžné monitorování pokroku a potenciálních korektur procesu. Tyto „milníky“ hrají také důležitou motivační úlohu.
Zodpovědnosti na jednotlivých pracovních pozicích můžeme zpracovat formou kompetenčního modelu nebo jednodušeji, “cookbooku”, kde je přehledně a jasně popsáno, co pozice obnáší a co mě čeká v příštích měsících. Opravdu to může být takový návod na pozici, který se neustále aktualizuje tak, aby při odchodu zaměstnance byl hned k využití pro dalšího. Samozřejmě platí, že je důležité vítat návrhy na zlepšení, vše je ale nutné do cookbooku okamžitě zapsat, aby bylo zachované důležité know-how.
Dalším zásadním faktorem nejen při práci s měnícím se týmem je komunikace. Přestože je to dnes už skoro klišé, jasná a otevřená komunikace má nesporný vliv na dynamiku celého týmu. Ovlivňuje jak tvorbu vztahů, tak i informovanost zaměstnanců a jejich pocit angažovanosti. Proto je dobré komunikovat s týmem například o přicházejících změnách a s tím spojenými důvody, ale také o jeho očekávání. Všichni členové týmu se pak díky tomu mohou cítit lépe zapojení do práce. Kromě toho je ale důležité, aby komunikace neprobíhala pouze jedním směrem. Pro vedení je zpětná vazba stejně důležitá jako to, aby se informace dostaly k zaměstnancům. Samotný fakt, že jsou na poradách všechny příspěvky vyslechnuty bez toho, aby byl některý bagatelizován nebo zlehčován, může být velmi přínosný a přímo souvisí také s naším dalším bodem.
Vedle otevřené komunikace je důležité budovat také bezpečné a podporující prostředí. Pro nemalý počet zaměstnanců, kteří se rozhodli v loňském roce změnit místo (18%), byl důvod k této změně pocit nedostatečného uznání či ocenění, nerovné jednání, popřípadě šikana na pracovišti. Nekomfort může ale vznikat z daleko menších příčin. Právě zmiňovaná fluktuace zaměstnanců může způsobit, že se v týmu objeví nejistota z přicházejících změn pro stávající členy, ale také stres spojený se začleněním do kolektivu v rámci adaptačního procesu u nových zaměstnanců. Tyto pocity může vedoucí týmu pomoci svým lidem překonat tak, že jim poskytne podporu a zdroje, které potřebují. Není od věci vyhradit si každý týden určitý čas a otevřít toto téma na skupinové poradě. Pokud to okolnosti dovolí, je možné využít v tomto směru práce supervizora nebo pracovního psychologa. Pravidelnost těchto setkání může být velmi užitečná pro pozorování vývoje a zároveň pro strukturu procesu změn.
Dalším nezanedbatelným činitelem u vedení týmu jsou vztahy. Až 2/3 lidí, kteří se loni rozhodli pro změnu zaměstnání, k tomu vedla frustrace způsobena finančními podmínkami, ale také vztahy na pracovišti a přístup vedení. Pevné vztahy jsou zásadní pro úspěšné vedení týmu, proto je dobré vytvářet příležitosti k tomu, aby se lidé mohli lépe poznat a spolupracovat i s novými členy. I k tomuto účelu lze využít týdenní týmové schůzky. Trh teambuildingových kurzů je v dnešní době velmi rozmanitý a lze v něm najít akce přímo na míru daného týmu. Jelikož se sounáležitost v měnícím se týmu přirozeně tvoří poměrně obtížně, je naprosto v pořádku záměrně ji podpořit s pomocí odborníků.
Důležitá je také co nejrychlejší adaptace zaměstnanců, popřípadě rozvoj a růst. Aby byl tým schopen spolupracovat a odvádět dobře svoji práci, je potřeba zabezpečit, že všichni členové týmu včetně nových zaměstnanců budou dostatečně kompetentní a sebejistí v tom, co dělají. Je tedy nutné co nejvíce zkrátit a zjednodušit adaptační proces, aby se zaměstnanec co nejrychleji aktivně a plnohodnotně zapojil do práce. V takovém případě je možné využít například mentoring nebo supervize zkušených kolegů, čímž se navíc posílí vzájemné vztahy.. I díky tomu se budou zaměstnanci cítit více schopni úspěšně vykonávat svou práci a dosáhnout požadovaných cílů.
Závěr
V konečném důsledku je vedení neustále se měnícího týmu o rovnováze mezi zajištěním stability a podpory, ale také o poskytování prostoru pro inovaci a růst. Změny mohou být náročné, ale pokud probíhají pod správným vedením, mohou přinést nové příležitosti a posílit týmovou výkonnost a efektivitu. Následně společnými silami může týmová práce vést k dosažení společného cíle i přes změny, které na cestě k němu nastávají.
Autorkami článku jsou: Josefiná Slámová, Tereza Káňová, Lucie Červínková z Masarykovy univerzity
