To do list? Onenote, MS To Do, Todoist, Google tasks, Freelo, kalendář, papír. Všechny tyto nástroje a mnoho dalších pomáhají organizovat pracovní agendu nám i našim kolegům. A když se s nimi naučíme pracovat, jsou nám opravdu velkým time management-pomocníkem. Nicméně i napříč tomu, jak efektivní nástroj máme, velmi často nabýváme pocitu, že seznam úkolů figuruje jako tzv. bezedný kelímek. Jinými slovy ať odškrtáváme, jak chceme, stále se generují další a další úkoly.
Četné výzkumy i zkušenosti mnohých z nás však ukazují, že nadměrná pracovní zátěž výrazně souvisí s naší duševní pohodou. Čím více pracovních úkolů na seznamu máme, tím nižší well-being prožíváme. A to i přesto, že dosavadní data za rok 2023 říkají, že v práci trávíme průměrně o 37 minut méně každý den.
Jak to?
Na vině je globální situace i my sami
Není neznámou, že světová i domácí ekonomika na základě dění posledních let (pandemie COVID-19, válka na Ukrajině, energetická krize atd.) neprospívá jako dřív. Firmy tak přechází k šetřivým krokům. V důsledku toho bylo jen za rok 2023 k dnešnímu dni propuštěno 235 639 zaměstnanců amerických technologických firem. Hromadné propouštění se však netýká jen technologických sektorů. Co to znamená pro zaměstnané? To, že se jednoduše stejné nebo dokonce větší množství pracovních úkolů, které firmy vytváří, rozprostře mezi menší počet lidí. To do listy nás a našich kolegů tak začnou „bobtnat“ a pocit zahlcenosti roste.
Na vině jsme však i my sami. Proto, abychom se v práci mohli cítit „lehčeji“, je potřeba si osvojit základní dovednosti práce s úkoly a s naší psychickou regenerací (viz níže). To bohužel často není prioritou, jelikož prioritou je především odpracovaní daných položek na to do listu, který ale nikdy nekončí.
Jak to dopadá, když práce s úkoly není naší prioritou?
Celé téma nekončících to do listů se odráží do toho, jak se v práci cítíme. Za poslední roky bohužel u zaměstnanců pozorujeme významný nárůst duševních potíží, který je způsoben mj. pracovní zahlceností. Americká psychologická asociace uvádí, že stres v práci zažívá až téměř 80% zaměstnanců.
Ruku v ruce s tím jdou i aktuální data ze společnosti Soulmio, které duševní zdraví ve firmách pomáhá řešit. S tématem stresu pomáhají psychoterapeuti ze Soulmia nejčastěji. V pracovním kontextu však ani pomoc se syndromem vyhoření není výjimkou.
Jak na nekončící to do listy?
Pojďme se podívat na pár základních, ale klíčových tipů, které mohou pomoct nám i našim kolegům.
- Kde pálím svou energii zbytečně?
Když zabředneme do kolotoče pracovní agendy, zapomínáme si vyhodnocovat, kde vlastně pálíme nejvíce energie. V tomto kolotoči saháme po způsobech práce, které už známe, aniž bychom se sami sebe zeptali: “neexistuje efektivnější způsob, jak to udělat?“ Věřím ale, že u agendy, která se pravidelně opakuje, vždycky existuje prostor pro její úpravu tak, abychom nemuseli svou energii pálit zbytečně. Jak byste mohli upravit tu svou?
- Eisenhower matrix určuje úkolům prioritu
Radu „nauč se prioritizovat“ už jste pravděpodobně slyšeli. Eisenhowerův matrix nám pomáhá se rozhodnout a v prioritizaci udělat jasný pořádek. Stačí, když se na každý nově příchozí úkol podíváme optikou 4 základních boxů:
- Ranních deset
Ranních deset neznamená deset kilometrů ani šálků kávy. Znamená deset minut poctivé přípravy na daný den. Pracovní agenda má totiž nebezpečnou sílu nás ihned vtáhnout, aniž bychom se zamysleli, nad čím přesně potřebujeme pracovat a kolik toho můžeme vlastně stihnout. Dopřejte si proto ranních 10 minut, abyste si seskládali svůj den. Zapojte zároveň čas na pauzy a tzv. „buffer-time“ pro náhlé úkoly. Co dnes skutečně zvládnete odpracovat?
- Znovu a lépe?
V práci není neobvyklé, že investujeme velké množství energie do úkolů, které pak po diskuzi s manažerem/kolegy musíme přepracovat. Vyplatí se proto věnovat o trochu více času srozumitelnému vyjasnění konkrétního očekávání od daného výstupu. Nebojte se ptát, jak přesně (ale skutečně přesně) máte daný úkol zpracovat?
- Nepracujte, odpočívejte
Odškrtávání nekončících to do listů z nás bohužel nedělá mistry produktivity. Ba naopak, pokud se soustředíme pouze na splnění úkolů, nedostatek regenerace naši produktivitu a efektivitu práce snižuje. Buďte k sobě ohleduplní a dopřejte si pauzu maximálně po 90 minutách konstantní práce.
Odpověď na otázku, zda žijeme v době nekončících to do listů, zní bohužel „ano“. Dobrou zprávu ale je, že lze vytvořit a osvojit si řadu efektivních strategií, které Vám či Vašim kolegům mohou být užitečnou podporou. Ať už přemýšlíte nad tématem přepracovanosti či jinou oblastí v rámci duševního zdraví v práci.
Autorkou článku je Kristýna Cetkovská, která je pracovní psycholožkou, koučkou a v neposlední řadě studentkou doktorského studia na Univerzitě Karlově v Praze. Jejím rybníčkem je pracovní a firemní prostředí, ve kterém se věnuje tématům duševního zdraví zaměstnanců, jejich rozvoje a pracovní angažovanosti. Tématem duševního zdraví zaměstnanců zabývá i na výzkumné úrovni. Je členkou mezinárodního výzkumného týmu spolupracujícího s Centrem salutogeneze na univerzitě v Curychu
a také držitelkou certifikátu ICF v koučování.
