V poslední době vnímáme čím dál větší zájem o digitalizaci HR ze strany našich klientů, a to zejména velkých mezinárodních korporací. Shodují se Barbora Šafaříková a Ondřej Beneš z Advokátní kanceláře Eversheds Sutherland.
Jaké změny pro elektronizaci přinesla novela zákoníku práce, která je účinná od října letošního roku?
Barbora: Novela významně usnadnila elektronické doručování některých významných pracovněprávních dokumentů, a to zejména těch souvisejících s uzavíráním a změnami pracovněprávních vztahů. Dále došlo ke zjednodušení doručování dokumentů, které musejí být doručovány do vlastních rukou zaměstnance.
Které písemnosti musím doručit do vlastních rukou zaměstnance?
Ondřej: Katalog dokumentů, kde je tato přísná metoda doručování vyžadována, se novelou podstatně zúžil. Nově se do vlastních rukou doručují jen mzdové a platové výměry a zejména dokumenty týkající se jednostranného skončení pracovního poměru nebo DPP a DPČ, tedy typicky výpověď, okamžité zrušení, zrušení ve zkušební době nebo třeba vytýkací dopisy. Dříve to přitom byly i všechny dokumenty týkající se vzniku a změn pracovního poměru – tedy pracovní smlouva nebo její dodatky.
Jak je to s elektronickým uzavíráním pracovněprávních dokumentů?
Barbora: Uzavírání pracovních smluv, DPČ, DPP, jejich dodatků a dohod o jejich ukončení se podstatně zjednodušilo. To je zároveň agenda, kterou by zaměstnavatelé z naší zkušenosti rádi digitalizovali. U tohoto typu dokumentů nejsou žádné zvláštní požadavky na elektronický podpis (s výjimkou vztahující se na veřejnoprávní instituce) a lze tedy využít nejrůznějších podpisových platforem či interních systémů zaměstnavatele pro jejich podepisování. Elektronickým podepsáním to však nekončí, a zaměstnavatel musí takto podepsaný dokument zaslat zaměstnanci na jeho soukromou e-mailovou adresu, kterou mu pro tento účel zaměstnanec písemně sdělil.
Jak se doručuje do vlastních rukou zaměstnance?
Ondřej: Pořád platí, že lze doručit osobně na pracovišti, a z našeho pohledu je to i nadále nejméně riziková metoda. Nově zákon na stejnou úroveň staví i osobní doručení mimo pracoviště, doručení do datové schránky a při splnění určitých požadavků, které novela změnila, i doručení e-mailem. K doručení poštou může zaměstnavatel přistoupit jen tehdy, kdy osobní doručení na pracovišti není možné. A nic se nezměnilo na tom, že podmínky doručení poštou jsou komplikované a doporučujeme k němu přistoupit, jen když není zbytí.
Jak je to nově s doručováním do datových schránek zaměstnanců?
Ondřej: V doručování do datové schránky zaměstnance přinesla novela vítané zjednodušení. Již totiž není vyžadován předchozí písemný souhlas zaměstnance s tímto způsobem doručování. Nově platí, že pokud zaměstnanec datovou schránku má a neznepřístupnil ji pro dodávání zpráv od soukromých osob, lze mu dokument bez dalšího doručit datovou zprávou, a platí i to, že pokud se zaměstnanec do datové schránky nepřihlásí, považuje se písemnost uplynutím 10. dne od dodání za doručenou.
A co se změnilo u doručování e-mailem?
Ondřej: Za určitých okolností skutečně může být i dokument doručený e-mailem považovaný za doručený tzv. do vlastních rukou, a lze tedy e-mailem doručit třeba i výpověď z pracovního poměru. Podmínkou je, že zaměstnanec s tímto způsobem doručování předem udělí souhlas v separátním písemném prohlášení, a že označí svou soukromou e-mailovou adresu, která může být pro takový způsob komunikace využita. O všech podstatných souvislostech a následcích jej musí zaměstnavatel písemně poučit. Doručovaný dokument navíc musí být zaměstnavatelem podepsán uznávaným elektronickým podpisem. Pokud zaměstnanec do 15 dnů od dodání e-mailu písemně nepotvrdí jeho doručení, považuje se písemnost uplynutím této lhůty za doručenou.
Jinými slovy, doručovat zaměstnanci důležité dokumenty e-mailem lze, jen to vyžaduje důkladnou přípravu. Cestu k větší elektronizaci ale novela otevřela.
Jaké další otázky je potřeba vyřešit v souvislosti s elektronizací HR agendy?
Barbora: Je potřeba řešit řadu přidružených otázek. Například je potřeba se zamyslet, jak identifikuji podepisující osobu, když budu používat prostý elektronický podpis. Řešení je více, v případě méně důležitých dokumentů by stačilo ověření e-mailem, u důležitějších dokumentů by však bylo vhodné použít např. dvoufaktorové ověření či ověření pomocí bankovní identity.
Ondřej: Pozor taky na to, že jedna věc je zaměstnanci dokument třeba e-mailem doručit způsobem, který odpovídá požadavkům zákoníku práce, a druhá věc je takové doručení úspěšně prokázat v případě sporu u soudu. Z naší zkušenosti jsou soudy při prokazování elektronického doručování obecně poměrně přísné, navíc v pracovněprávních sporech mají tendenci silně chránit zaměstnance jako slabší stranu. Používat e-mail jako výlučnou metodu doručení citlivých HR dokumentů tedy klientům zatím spíše nedoporučujeme. Riziko, že soud označí třeba výpověď z pracovního poměru za neplatnou právě jen kvůli nesprávnému doručení, je příliš vysoké.
Barbora: Další důležitou otázkou je, jak obstojí dokument v čase, respektive jak prokážu v případném sporu, že byl dokument v dané podobě uzavřen a že se od té doby nezměnil, a také že došlo k jeho řádnému doručení. Neméně důležité je také ukládání dokumentů, zálohování, jejich archivace a možnost je předložit případné kontrole např. ze strany inspektorátu práce.
Jak funguje elektronizace dokumentů v HR praxi?
Barbora: V poslední době vnímáme čím dál větší zájem o digitalizaci HR ze strany našich klientů, a to zejména u velkých mezinárodních korporací, jistě k tomuto trendu přispělo i rozšíření práce z home office, kdy je mnohem větší zájem o uzavírání dokumentů na dálku a jejich elektronické zasílání. Zejména větší zaměstnavatelé přistupují k digitalizaci HR komplexně a využívají různé interní HR systémy, které ulehčují digitalizaci dokumentů, jejich následnou správu a automatizaci procesů. Nicméně i menší zaměstnavatelé, kteří nechtějí investovat do speciálních HR systémů, mohou svoji HR agendu digitalizovat.
Ondřej: Vždy však doporučujeme zamyslet se nad již zmíněnými otázkami, které s elektronizací souvisejí. Rizika, která mohou z nesprávně provedené elektronizace vyplynout, jsou značná.
Autoři textu jsou:
Ondřej Beneš, který je counselem v Eversheds Sutherland a ve své praxi se věnuje pracovnímu právu. Vedle běžné pracovněprávní agendy se zabývá kolektivním vyjednáváním nebo ukončováním pracovních poměrů včetně hromadného propouštění a rozvazování pracovních poměrů s top managementem. Dále se věnuje obchodnímu právu, a to hlavně korporátní agendě včetně restrukturalizací, fúzí a akvizic.
Dále pak Barbora Šafaříková, seniorní advokátka, která se ve své praxi zaměřuje na poradenství ve všech pracovněprávních otázkách, přičemž se specializuje na pracovní smlouvy s vedoucími zaměstnanci, úpravu benefitů, vnitřní předpisy, ukončování pracovního poměru, kolektivní vyjednávání a převody zaměstnanců. Barbora má rovněž zkušenosti v oblasti korporátního práva a M&A, smluvního práva a hospodářské soutěže.
