Máte inspektorát práce přede dveřmi?

„V uplynulém roce provedly orgány inspekce práce u zaměstnavatelů celkem 19 977 kontrol, což je o 1,5 tisíce více než v předchozím roce. Z tohoto počtu se 8 406 kontrol zaměřilo na dodržování bezpečnosti práce na pracovištích a bezpečný provoz vyhrazených technických zařízení, 4 110 kontrol se věnovalo dodržování pracovních vztahů a podmínek, na odhalování nelegálního zaměstnávání směřovalo 6 574 kontrol a na oblast zaměstnanosti bylo zaměřeno 887 kontrol. Prioritou pro letošní rok zůstane i nadále odhalování nelegální práce a zastřeného zprostředkování zaměstnání“ ( zdroj: Tisková zpráva MPSV, z 2.4.2024)

Pro zajímavost, bylo na pokutách udělených inspektorátem práce za rok 2023 vybráno přes 350 milionů.
Státní úřad inspekce práce (dále jen „SÚIP“) a 8 oblastních inspektorátů jsou kontrolními orgány, jejichž zřízení, postavení, působnost a příslušnost upravuje zákon č. 251/2005 Sb., o inspekci práce.
SÚIP je řízen Ministerstvem práce a sociálních věcí. V jeho čele stojí generální inspektor.

Mimo jiné, generálního inspektora, Ing. Martina Meleckého, potkáte 16. 5. 2024, na konferenci HR mezi řádky, kde bude mít přednášku na aktuální témata, která hýbou HR světem.

Kdekdo by si myslel, že hlavní funkcí inspektorátů práce, je represivní činnost, v případě pochybení zaměstnavatele, či reakce na anonymní podněty.

Nicméně kontrolní činnost je jen jednou z činností, která spadá do kompetence inspektorátu. Mimo kontrolní činnost patří k základním úkolům orgánů inspekce práce i poradenská, konzultační a osvětová činnost.

Hlavním cílem orgánů inspekce práce je především prevence, kupř. snaha k předcházení negativním jevům na pracovištích, a to např. v podobě vzniku pracovních úrazů, nemocí z povolání a havárií technických zařízení, nikoliv samotná represe zaměstnavatelů. I když se na první pohled může zdát, že se jedná o represivní orgán, jeho cílem není šikanovat zaměstnavatele, ale spíše jim pomáhat v dodržování legislativy a vytváření bezpečného a férového pracovního prostředí.

To mějte na paměti, když si připravujete HR strategie, či děláte plán KPI na další rok.

Jak se na případnou kontrolu připravit?  Musíme si říct, že inspektorát práce tzv. Nechodí jen na podněty, ale prostě na vás jen může „padnout“ pravidelná kontrola, v rámci preventivních aktivit suip.cz.

Ve většině případů dostanete předem informaci o tom kdy, kam Inspektor přijde a také jaká témata budou v kurzu. Tedy seznam veškerých bodů, které budou tzv. předmětem kontroly.

Většinou máte na přípravu cca 2 týdny, tato doba se ale může lišit. Vy ale většinou máte dost času nachystat si vše potřebné a ještě zkontrolovat, jak jsou Vaše HR oddělení, procesy a systémy funkční, provést Gap analýzu – tedy případné zjištění nedostatků a pořád ještě budete mít dost času je napravit.

Můžeme se zkusit obecně zaměřit na pár tipů, jak se obecně na kontrolu připravovat.

1. Dodržujte platné zákony a předpisy

• Zaměřte se na důkladné dodržování zákoníku práce, mzdových předpisů, BOZP, GDPR a dalších relevantních legislativ.
• Pravidelně se informujte o změnách v legislativě a aktualizujte své interní směrnice a dokumenty
• Nevíte jak? Zapojte se do profesních skupin, nebo se obraťte na společnosti, které vám poradí.

2. Veďte důkladnou evidenci

• Pečlivě veďte mzdovou evidenci, evidenci pracovní doby, dokumentaci o BOZP, o školeních zaměstnanců a další povinnou dokumentaci, a to i když jste Start up a myslíte si, že se vás to netýká. Evidence pracovní doby je ze zákona povinná!
• Udržujte pořádek v personální dokumentaci a mějte ji snadno dostupnou pro kontrolu – k tomu vám poslouží seznam firemních směrnic, formulářů, instrukcí a nařízení – na konci tohoto článku připojuji vzorový seznam.

3. Buďte transparentní a komunikujte

• Otevřeně komunikujte se zaměstnanci o jejich právech a povinnostech – zaměstnanci na toto mají ze zákona právo.
• Poskytujte zaměstnancům veškeré informace, na které mají nárok, a to včas a srozumitelnou formou. Navíc seznámení se základními předpisy je ze zákona povinné: §37 odst. 5 : Při nástupu do práce musí být zaměstnanec seznámen s pracovním řádem, s právními a ostatními předpisy k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, které musí při své práci dodržovat, s kolektivní smlouvou a s vnitřními předpisy.
• Buďte transparentní  a chovejte se rovně  a spravedlivě, v roli zaměstnavatele, zejména v v oblasti mzdové politiky, hodnocení pracovního výkonu a kariérního růstu. Koneckonců, § 16 odst. 1  zák. 262/2006 Sb. Ukládá zaměstnavatelům povinnost zajišťovat rovné zacházení se všemi zaměstnanci, pokud jde o jejich pracovní podmínky, odměňování za práci a o poskytování jiných peněžitých plnění a plnění peněžité hodnoty, o odbornou přípravu a o příležitost dosáhnout funkčního nebo jiného postupu v zaměstnání.

4. Vytvářejte bezpečné a zdravé pracovní prostředí

• Dodržujte všechny bezpečnostní předpisy a investujte do preventivních opatření.
• Zajistěte zaměstnancům odpovídající ochranné pomůcky a školení v oblasti BOZP.
• Podporujte zdravý životní styl a well-being na pracovišti.
• Mrkněte třeba sem, pro inspiraci: Povinnost Zaměstnavatele v oblasti BOZP

5. Spolupracujte s inspektorátem práce

1. V případě kontroly ze strany inspektorátu práce buďte vstřícní a ochotní spolupracovat.
2. Poskytněte inspektorovi všechny požadované informace a dokumenty.
3. V případě zjištěných nedostatků aktivně přijměte nápravná opatření.
4. Každý rok si stáhněte: Plán kontrol SUIP
5. Dělejte si pravidelné HR Audity.

Toto je univerzální rada nad zlato. Vytvořte si HR audit checklist. Jak? Stačí si uvědomit, které směrnice tvoří páteř HR procesů. Projeďte si zákoník práce nebo se inspirujte mým Audit Checklistem.

Pokud si jej děláte ve firmě poprvé, či k vám přijedu jako externí HR auditor poprvé, procházím do hloubky vůbec nastavení procesů v HR oddělení. Pro inspiraci přikládám malý výtah z formuláře, kdy si procesy rozděluji dle jednoduché logiky, s odkazem na zákoník práce 262 /2006 Sb.

Když mám za sebou první část kontroly, používám detailní HR audit checklist – i když vím že směrnici nebo dokument mám,  či když mi klient na auditu tvrdí, že takováto směrnice existuje, vždy si zároveň eviduji, v jaké formě a kde jsou požadované dokumenty uloženy – to zároveň slouží pro jednoduchou evidenci, v případě jakékoliv kontroly, či interního školení. Případně v jakém stavu daný předpis je (stav

Tyto checklisty si můžete vytvořit snadno, dle toho, co zákon ukládá, jako zákonnou povinnost. Jestli nevíte, jak na to, bez problémů mi napište o radu: [email protected]

Další tipy:

• Zúčastňujte se seminářů a školení pořádaných inspektorátem práce.
• V případě nejasností v legislativě se neváhejte obrátit na inspektorát práce s dotazem.
• Zapojte se do aktivit profesních komunit, kupř. HR legal club, HR mezi řádky, Klub zaměstnavatelů, SUHR a sdílejte zkušenosti s kolegy z oboru.
• Poslouchejte podcasty: já mám třeba ráda HRoviny, či Holky Drzý, nebo online semináře od společnosti MUNIPOLIS.
• Jezděte na konference, třeba na tu naši, HR mezi řádky (vinohradů) pořádanou každoročně v květnu.

Možná vás zajímá, co si může a nemůže inspektor práce dovolit. Jeho pravomoci nám vymezuje zákon 435/2004 Sb.: (v textu je uveden výtah ze ZIP)

1. Inspektor práce je oprávněn  vykonávat kontrolu, pokud je  při jejím zahájení přítomen člen statutárního orgánu kontrolované osoby, její zástupce, zaměstnanec kontrolované osoby, spolupracující rodinný příslušník nebo jiná fyzická osoba, která vykonává nebo zabezpečuje činnost, jež je předmětem činnosti kontrolované osoby; Pozor, pokud je inspektorát nahlášený dopředu, neprojde vám výmluva, že na místě není odpovědná osoba

b)  Inspektor může i bez vašeho svolení vstupovat  – a to bezplatně do objektů, zařízení a výrobních prostor kontrolovaných osob za účelem výkonu kontroly – nemůžete inspektora nepustit dovnitř,
c)  požadovat na kontrolovaných osobách poskytnutí pravdivých a úplných informací o zjišťovaných a souvisejících skutečnostech – tady se opravdu vyplatí nelhat. Nikdy nevíte, zda inspektor nekontroluje na základě předloženého podnětu a kolik informací, jaké směrnice a podklady má již k dispozici.
d)  při kontrole ověřovat totožnost fyzických osob uvedených v písmenu a podle občanského průkazu, cestovního pasu, popřípadě služebního průkazu státního zaměstnance– takže ano, máte povinnost se legitimovat, aby inspektor dokázal ztotožnit kontrolovanou ( vyslýchanou osobu)
e)  požadovat na kontrolovaných osobách, aby v určených lhůtách předložily originální doklady, popřípadě tyto doklady úředně ověřené a další písemnost. Mají též nárok na odběr vzorků materiálů, látek nebo výrobků

atd..

co bývá častým předmětem dotazů, je to, zda může inspektor „vyslýchat“ dotazovat se zaměstnanců kontrolované osoby, bez toho, aby byl přítomen někdo z HR, či vedení firmy – odpověď je ANO, může, pokud to souvisí s předmětem kontroly.

Inspektor má též právo se kupř. seznámit s utajovanými skutečnostmi, pokud je to pro účely kontroly třeba.
Ptejte se a využijte své zákonné možnosti – přece jen, jedna z funkcí inspekce je přece i funkce poradní.

Pár reálných otázek, na co se inspektorát může ptát.

Otázky při kontrole zaměřené na zastřené zaměstnávání:

Otázky zaměřené na kontrolu využívání fondu pracovní doby:

Obecné rady na závěr:

• Neodpovídejte, na co se vás Inspekce neptá!
• Neukazujte, co vidět nechce!
• Když nevíte, řekněte, že informace dodatečně zašlete a nechejte Inspektora stanovit lhůtu.
• (lhůty k zaslání dokumentů se dají po dohodě prodloužit) Pozor! Lhůta k podání námitek je prekluzivní, tedy se prodlužovat nedá.
• Udělejte si pracovně právní audit před kontrolou.
• Poučte spolupracovníky a informujte zaměstnance o tom, jak bude kontrola vypadat.
• Ukazujte v prvé řadě to, co máte dobře a co funguje.

Šťastnou jízdu při auditu i kontrolách inspektorátu. A když si nebudete vědět rady, jsem tady pro vás.

A jestli se chcete inspirovat, přijeďte 16. -17.5. 2024, na konferenci HR mezi řádky, kde potkáte více než 20 odborníků z praxe, uslyšíte nejen témata, jako HR audit, ale také informace o kontrole inspektorátu práce, z úst toho nejpovolanějšího, Generálního Inspektora, Ing. Martina Meleckého. Krom témat z oblasti práva a personalistiky, můžete zažít AI workshop prakticky, Linkedin, či HR facilitaci. No a 2 dny plné inspirace jsou završeny degustací vína, prohlídkou vinařství a cimbálovou muzikou. Máte se na to těšit!